Jouer aux dés ou faire du PDCA

Le PDCA (Plan, Do, Check and Act), inventé dans les années 50 par W. E. Deming, découle directement de la méthode scientifique développée par Francis Bacon en 1620 (une fois de plus, rien n’est nouveau dans le lean). La méthode scientifique ou le PDCA sont donc de très vielles méthodes d’action (amélioration, déploiement, résolution de problèmes, …). Selon le principe, tout simple, avant de déployer une solution ou un outil il faudrait commencer par définir le problème à résoudre en s’appuyant sur des données réelles (Plan), puis expérimenter (Do), ensuite étudier, apprendre de cet expérimentation (Check) avant d’ajuster (et refaire un autre PDCA, si nécessaire) et de généraliser (Act). Cette méthode a été reprise dans le Six Sigma sous le sigle DMAIC (Define, Measure, Analyse, Improve and Control).Francis Bacon appelait sa méthode “Scientific Method” parce que le strict respect de toutes les étapes garantissait le succès. Comme on dirait chez Toyota « le bon process conduit aux bons résultats ». Là encore, Toyota n’a rien inventé…


Cette fin de weekend a été dominée par la Polémique sur l’utilisation du triangle de sécurité. Le triangle de sécurité et le gilet jaune avaient été présentés comme des étapes importantes dans la sécurité routière. L’histoire du triangle de sécurité illustre assez bien l’absence du PDCA dans l’action politique. Je suppose qu’à l’origine le « Plan » était d’améliorer la sécurité de la circulation et que ce fameux triangle a été identifié comme étant l’une des solutions à mettre en œuvre a cette fin. Simplement, j’ai l’impression que les personnes en charge de ce déploiement sont passées de la phase « Plan » au « Act ». Sinon comment expliquer que maintenant on nous explique que finalement il faudrait renoncer au triangle quand on est à l’arrêt sur la bande d’arrêt d’urgence d autoroute car sa mise en place est très risquée et que de toutes les façons quand bien même on prendrait le risque de la mettre en place, le premier gros véhicule (camion, van…) qui passe le renverserait ? Cela laisse à penser que personne n’a sérieusement testé l’utilisation de ce triangle encore moins étudier les problèmes liés a son utilisation afin d’améliorer.

Une fois encore, en politique le « DO » est très souvent présenté comme la finalité. Il faut communiquer et montrer que l’on travaille. Est-ce que le travail effectué résout effectivement les problèmes ? Cette question ne me semble pas être toujours abordée

Réaliser un projet suivant une méthode quelconque peut quelquefois marcher mais il n’y a aucune garantie de succès (exemple du triangle de sécurité). C’est tout simplement comme jouer aux dés. Soit vous avez de la chance et vous tomber tout de suite sur les bons numéros ou alors vous avez du temps et de l’énergie et vous y jouez jusqu’à obtenir les bons numéros.

Qu’est-ce que le lean a

Twitter est le nouveau « hype » sur internet. En moins de 4 ans d’existence, il comporte aujourd’hui plus de 10 millions d’adhérents (dont moi-même) et croît pus vite que tout autre service sur internet. Il est utilisé par tout le monde de Britney Spears à Barack Obama en passant par des anonymes. Barack Obama l’a surtout utilisé lors de sa campagne. Cela a créé un « buzz » énorme autour de Twitter. Le but de ce post n’est pas de vous parler de Twitter, sur lequel vous trouverez une abondante littérature sur internet, comme tout ce qui est à la mode. Je voudrais simplement commenter le succès de Twitter sous l’angle des concepts du lean. Le principe de Twitter est très simple et trivial : répondre à la question «What are you doing?» en moins de 140 caractères. Il s’agit de posts et non de messages destinés de manière spécifique à quelqu’un.

Twitter utilise au moins deux concepts liés au JIT (Just In Time ou juste à temps). Tout d’abord le Flux continu : contrairement au blog (Twitter peut, en effet, être perçu comme du micro-blogging), la quantité d’info est limitée a 140 caractères (pas de surproduction d’informations). Deuxième concept utilisé, le Flux tiré. En effet, si vous avez besoin d’info sur telle personne ou tel sujet, vous allez « tirer » ce qui vous intéresse où cela se trouve. On est loin du flux poussé qu’est l’email, dont l’extrême perversion est le spam. Je pourrais également y rajouter un autre principe du lean qui est «la voix du client». Twitter s’est construit sur l’idée de «satisfaire le besoin des gens à parler d’eux». Et cela continue… Dans une récente présentation, son créateur Evan Williams a décrit un certain nombre de services qui ont été littéralement créés par les utilisateurs.
L’application de ces trois concepts du lean à très probablement quelque chose à voir avec le succès de Twitter.

Qu’est-ce que le lean a à voir avec le succès de Twitter

Twitter est le nouveau « hype » sur internet. En moins de 4 ans d’existence, il comporte aujourd’hui plus de 10 millions d’adhérents (dont moi-même) et croît pus vite que tout autre service sur internet. Il est utilisé par tout le monde de Britney Spears à Barack Obama en passant par des anonymes. Barack Obama l’a surtout utilisé lors de sa campagne. Cela a créé un « buzz » énorme autour de Twitter. Le but de ce post n’est pas de vous parler de Twitter, sur lequel vous trouverez une abondante littérature sur internet, comme tout ce qui est à la mode. Je voudrais simplement commenter le succès de Twitter sous l’angle des concepts du lean. Le principe de Twitter est très simple et trivial : répondre à la question «What are you doing?» en moins de 140 caractères. Il s’agit de posts et non de messages destinés de manière spécifique à quelqu’un.

Twitter utilise au moins deux concepts liés au JIT (Just In Time ou juste à temps). Tout d’abord le Flux continu : contrairement au blog (Twitter peut, en effet, être perçu comme du micro-blogging), la quantité d’info est limitée a 140 caractères (pas de surproduction d’informations). Deuxième concept utilisé, le Flux tiré. En effet, si vous avez besoin d’info sur telle personne ou tel sujet, vous allez « tirer » ce qui vous intéresse où cela se trouve. On est loin du flux poussé qu’est l’email, dont l’extrême perversion est le spam. Je pourrais également y rajouter un autre principe du lean qui est «la voix du client». Twitter s’est construit sur l’idée de «satisfaire le besoin des gens à parler d’eux». Et cela continue… Dans une récente présentation, son créateur Evan Williams a décrit un certain nombre de services qui ont été littéralement créés par les utilisateurs.
L’application de ces trois concepts du lean à très probablement quelque chose à voir avec le succès de Twitter.

Quelques chiffres de Toyota comparés avec ceux de certains big 3

Toyota (qui a le plus important bénéfice des grands constructeurs) paye des dividendes relativement bas par rapport aux pratiques : moyenne de 20% au cours des dix dernières années contre 47,5% pour l’ex groupe Daimler-Chrysler. Ils peuvent ainsi accumuler beaucoup de cash ($18,6 milliard au début de cette année), très utile notamment en période de crise comme celle-ci. Certes cela ne les classe pas parmi ceux qui ont les meilleurs ROIC (Return On Invested Capital). Malgré ce médiocre ROIC, Toyota a toujours eu, ces dernières années, (et de très loin) la plus importante capitalisation boursière de tous les constructeurs. Voila encore un exemple où un indicateur (le cours des actions) conduit à la distorsion du système. Je ne suis pas un expert en finance. Toutefois, à mon humble avis, les gens investissent dans les actions d’une entreprise d’abord parce qu’ils y croient. Y croient-ils parce que les dividendes reversés sont importants ? Je n’en suis pas certain.

Coté salaire, la rémunération moyenne des 33 personnes les plus importantes de Toyota ne représentent que 10% de celle de Ford.


Quand on suit un indicateur, il a tendance à s’améliorer : pourquoi?

Dans mes précédents posts, j’ai émis quelques réserves sur l’efficacité du management par les chiffres. Cela dit, vous avez certainement pu constater, comme moi, que quand l’on suit un indicateur, il a généralement tendance à évoluer dans le bon sens. C’est d’ailleurs l’argument utilisé par quelques uns pour prôner cette approche. Les hommes politiques et certains managers utilisent d’ailleurs très bien cette propriété.

Voici ce qu’en pense Brian Joiner dans son excellent bouquin (que je conseille à tous les managers & futurs managers) : « Fourth generation of management ». Dans ce livre, l’auteur explique qu’il y a 3 façons d’obtenir de bons chiffres :
– Amélioration du système. Entreprendre des changements fondamentaux qui améliorent la qualité et réduisent les gaspillages. Exemple : réduire les encours en améliorant la fiabilité des équipements.
– Distortion du système. Obtenir les chiffres demandés au détriment d’autres résultats. « Vous demandez des réduire les stocks ? Pas de problème on va vous arranger cela !» Et voila que les stocks disparaissent miraculeusement …mais à quel coût ailleurs dans le système ?
– Distortion des chiffres. Utiliser la comptabilité créative. « Oh on ne compte plus ceux-là dans nos stocks… ils sont dans les livres de notre fournisseur. »
L’idéal pour tout le monde, poursuit l’auteur, serait la première option. La réalité est que les gens sont en général mal équipés pour cette option (absence formation, coaching, …). Etant donné qu’ils sont évalués sur la base des chiffres (et non les améliorations), afin d’atteindre les objectifs qui leur ont été fixés, ils ont recours à la distorsion du system et/ou à la distorsion des chiffres. D’autant plus que très souvent on a au dessus de soi la pression d’un chef qui attend des résultats !

Les objectifs peuvent nuire gravement à votre santé

Dans cet article du Guardian “Targets can seriously damage your health”, on peut lire 3 histoires où l’acharnement sur certains objectifs a entrainé des résultats désastreux. Il y a l’histoire de la police, qui pour augmenter des chiffres se focalisent sur les chapardeurs au lieu de s’occuper de véritables délinquants. Un dossier de chapardeur équivaut à un dossier de braqueur de banque dans les statistiques. Alors pourquoi traiter des affaires difficiles ? Il y a également cet hôpital, qui voit ses décès liés à une maladie nosocomiale augmenter. L’hôpital explique cela par le fait qu’en se focalisant sur la réduction des coûts et des attentes ils ont baissé la garde sur le nettoyage. D’où l’augmentation d’une maladie dont la propagation est due au manque d’hygiène.

L’auteur de cet excellent article rappelle deux citations de W Edwards Deming : ‘What do « targets » accomplish? Nothing. Wrong: their accomplishment is negative.’ Puis une autre autre phrase bien à propos et très représentative des gens qui managent par les chiffres : ‘Management by numerical goal is an attempt to manage without knowledge of what to do’. L’auteur de l’article enchaine avec l’analyse suivante. “This is what makes it so attractive to bad managers. Unfortunately, in absolving them from the effort of thought, it is also junk management, which has the same effect on the consumer as junk food: obesity, flatulence, discontent and demoralisation.”

En somme, selon l’auteur, ce qui attire les mauvais managers vers des objectifs numériques est le fait qu’ils pensent ainsi faire l’économie de la réflexion, de la connaissance du process. Il estime que c’est du « junk management” (ou du fast management) qui a le même effet que la mauvaise bouffe (junk food ou fast food) : l’obésité, la flatulence, le mécontentement et la démoralisation. Bonne lecture…

Des objectifs à atteindre : Oui, mais par quelle méthode?

« By what method? » Est souvent cite comme ayant été l’un des leitmotive de W. Edwards Deming. En voici également d’autres de ses phrases favorites « A numerical goal without a method is nonsense. » Mon post sur les entretiens individuels a provoqué beaucoup de réactions. Et l’un des points qui m’a été remonté concernait le besoin de définir les objectifs de son collaborateur pour la nouvelle année.

L’un des 14 principes de management de Deming est “Eliminate numerical goals, numerical quotas and management by objectives. Substitute leadership.”

J’ai vu des responsables d’équipe passer un bon bout de leur temps à rechercher les objectifs «idéaux» pour évaluer leur collaborateurs (vous savez, les objectifs dits SMART* = Specific, Measurable, Aligned, Realistic/Relevant, and Time-bound). Deming et le lean ont une approche qui insiste plus sur la méthode et le process. Alors avez-vous discuté de la méthode à utiliser pour atteindre les objectifs de vos collaborateurs ? Les coachez–vous, les formez-vous suffisamment ? Ou alors êtes-vous uniquement focalisé sur la mesure et l’atteinte des objectifs ?

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*L’acronyme SMART a plusieurs définitions :
S – specific, significant, stretching
M – measurable, meaningful, motivational
A – agreed upon, attainable, achievable, acceptable, action-oriented
R – realistic, relevant, reasonable, rewarding, results-oriented
T – time-based, timely, tangible, trackable

Ce que la crise vous apprend sur votre capacité de production

Vous avez dû constater autour de vous que l’efficacité de votre outil de production avait bizarrement augmenté par ces temps de crise. Surprenant non ? En effet, la crise signifie pour beaucoup de salariés des questionnements sur leur avenir. Chaque jour, ils voient des entreprises licencier par centaines, voire par milliers. Ils se demandent s’ils ne seront pas les prochains sur la liste. Cette pression génère de la motivation… Mais s’il s’agit d’une motivation basée sur la peur de perdre son emploi. Cette motivation extrinsèque pousse les salariés à se donner au maximum dans leur job. C’est cela qui explique les performances inhabituelles que l’on peut constater ici et là. L’ironie dans tout cela est qu’elles arrivent quand la demande est justement en baisse. Dans ces conditions, si vous ne faites pas attention vous risqueriez d’augmenter vos stocks (produits finis et Work In Process) avec une double pénalisation. Tout d’abord, plus de stocks signifie moins de cash. Le cash, qui très important en période de crise. Surtout quand les banques ne prêtent plus. Deuxièmement, produire plus que la demande génère des gaspillages. N’oubliez pas : la surproduction est la mère de tous les autres gaspillages.
Le point positif, toutefois, est que cela vous permet de déterminer votre capacité « maximale » de production. En tant que manager, la tâche vous revient maintenant de mettre en œuvre tout ce qu’il faut afin de générer la « bonne » motivation (la motivation intrinsèque) pour atteindre les mêmes résultats ; surtout quand la crise sera terminée. A performance identique qu’est-il préférable : des operateurs qui vont au boulot enthousiastes et le sourire aux lèvres ou des gens qui y vont à reculons avec la peur au ventre ?